جوامع انسانی فارغ از اندازه‌شان برای اینکه به مشکل بر نخورند به دو چیز نیاز دارند: قانون و مدیری برای اجرای آن قانون.
مجتمع‌های مسکونی نیز نمونه کوچکی از جوامع انسانی‌اند و به همین دلیل است که هر مجتمع باید برای خودش یک مدیر ساختمان یا چند مدیر تحت عنوان هیئت مدیره انتخاب کند.
اینکه مدیر ساختمان چطور باید انتخاب شود یا چه وظایفی دارد و محدوده اختیاراتش تا کجاست در قانون تملک آپارتمان‌ها تعیین شده است. اما بسیاری از افراد با این قانون آشنایی ندارند به همین دلیل می‌خواهیم در این مطلب نگاهی به این قانون بیندازیم و ببینیم مدیر ساختمان (یا هیئت مدیره ساختمان) کیست و چه وظایفی دارد.
با مجمع عمومی آشنا شوید
بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها مجمع عمومی عالی‌ترین نهاد تصمیم‌گیرنده در خصوص ساختمان است. مالکین تمام واحدهای ساختمان در این مجمع عضوند و حق رای دارند. مستاجرین عضو رسمی مجمع عمومی ساختمان محسوب نمی‌شوند، ولی شرکت کردنشان در جلسات مجمع پسندیده است و نظرات و پیشنهاداتشان می‌تواند راهگشا باشد.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی ساختمان به شرح زیر است:
- انتخاب مدیر ساختمان (یا هیئت مدیره) و رسیدگی به عملکرد او
- تصمیم‌گیری در مورد اداره امور ساختمان
- تصویب گزارش درآمد و هزینه‌های سالانه ساختمان
- تصمیم‌گیری در مورد پس‌انداز برای امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیر ساختمان
- دادن اختیار به مدیر برای انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان
- تصویب و تغییر مقررات ساختمان در چهارچوب قانون کشور
مجمع عمومی باید سالانه حداقل یک بار تشکیل شود و ریاست جلسات مجمع هم بر عهده مدیر ساختمان است. اگر مدیر یا هیئت مدیره ساختمان یا حداقل سه نفر از مالکین ساختمان درخواست داشته باشند می‌توان جلسه فوق‌العاده‌ای برای مجمع عمومی در نظر گرفت. البته باید یک هفته پیش از تشکیل جلسه به صورت مکتوب، تلفنی، فکس یا ایمیل تشکیل جلسه به اطلاع مالکین برسد.
مجمع عمومی باید سالانه حداقل یک بار تشکیل شود و مهم‌ترین وظیفه‌اش انتخاب مدیر ساختمان است.
نکته مهم در جلسات مجمع عمومی آن است که باید بیش از نصف مالکین یا نمایندگان آنان در جلسه حضور داشته باشند تا جلسه رسمیت پیدا کند. اگر تعداد افراد حاضر به حد نصاب نرسد باید جلسه را برای پانزده روز بعد تجدید کرد.
اگر در جلسه دوم هم تعداد به حد نصاب نرسید بار دیگر جلسه برای پانزده روز دیگر تجدید میشود و تصمیمات جلسه سوم فارغ از اینکه تعداد شرکت‌کنندگان به حد نصاب رسیده باشد یا نه رسمیت خواهد داشت.
مصوبات مجمع عمومی تنها زمانی معتبر است که دو سوم مالکین حاضر در جلسه به آن رای داده باشند. تمامی تصمیمات گرفته شده در جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و مدیر ساختمان آن را نگهداری کند.
مدیر ساختمان کیست؟
مدیر ساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که مجمع عمومی می‌گیرد. مدیر باید در جلسه سالانه مجمع به مدت یک سال با رای مالکین ساختمان انتخاب شود.
در مورد انتخاب مجدد یک فرد به عنوان مدیر محدودیتی وجود ندارد، هرچند توصیه میشود این منصب به صورت چرخشی بین مالکین دست به دست شود تا همه نسبت به ساختمان احساس مسئولیت پیدا کنند. ذکر این نکته نیز لازم است که مدیر ساختمان می‌تواند از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان هم باشد.
مجمع عمومی می‌تواند به جای یک مدیر، چند مدیر انتخاب کرده و هیئت مدیره ساختمان را تشکیل دهد. هیئت مدیره ساختمان از نظر اختیارات و وظایف تفاوتی با مدیر ندارد. فقط باید به این نکته توجه کرد که تعداد اعضای هیئت مدیره فرد باشد تا هنگام رای‌گیری تشخیص رای اکثریت با مشکل مواجه نشود.
اگر پیش از پایان مدت ماموریت، مدیر یا سه نفر از اعضای هیئت مدیره استعفا دهند یا فوت کنند، مجمع عمومی باید جلسه‌ای فوق‌العاده تشکیل داده و مدیر یا هیئت مدیره جدیدی انتخاب کند.
هیئت مدیره ساختمان از نظر وظایف و اختیارات تفاوتی با مدیر ساختمان ندارد، فقط باید توجه کرد که تعداد اعضای هیئت مدیره فرد باشد.
وظایف و اختیارات مدیر ساختمان
- حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی: این وظیفه اصلی‌ترین و کلی‌ترین وظیفه مدیر یا هیئت مدیره است. یعنی تمام کارها و فعالیت‌های مدیر یا هیئت مدیره باید در راستای این باشد که ساختمان را از آسیب و خرابی حفظ کند و امور جاری آن را انجام دهد.
همان‌طور که پیش از این گفته شد مجمع عمومی ساختمان اصلی‌ترین نهاد قانون‌گذار در ساختمان است و مدیر یا هیئت مدیره باید از تصمیمات مجمع تبعیت کند. البته اگر تصمیمات مجمع با قانون تملک آپارتمان‌ها یا دیگر قوانین کشور مغایرت داشته باشد، مدیر یا هیئت مدیره نباید از آن تبعیت کند.
- عدم تفویض مدیریت به اشخاص دیگر: بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها مدیر یا هیئت مدیره امین شرکای ساختمان هستند و نمی‌توانند شخص دیگری را به جای خود بگذارند. وقتی که مجمع شخص یا اشخاصی را برای مدیریت ساختمان انتخاب می‌کند حتما از توانایی‌هایش اطلاع داشته و بر اساس آن دست به چنین انتخابی زده است.بنابراین مدیر باید تمام وظایفش را خودش انجام دهد.البته اگر قرار است مدیری بیش از سه روز در ساختمان نباشد، می‌تواند با یکی از ساکنین هماهنگ کرده و اختیارات را به صورت کوتاه مدت به او تفویض کند.
مدیر ساختمان نمی‌تواند به صورت بلند مدت وظایفش را به شخص دیگری تفویض کند.
- تعیین شارژ هر واحد: مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین اخذ کنند. تعیین شارژ ممکن است به روش‌های گوناگون انجام شود از جمله: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات. اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است.
- رسیدگی به اعتراض ساکنین: هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد می‌تواند به مدیر یا مدیران مراجعه کرده و آنها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند.اما ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمی‌کند و در نتیجه آب و برق و گازی نیز مصرف نمی‌کند، چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاحدید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد.
- بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی: یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیر یا هیئت مدیره بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی است. آتشسوزی از حوادثی است که ممکن است هر لحظه رخ دهد و بیمه کردن ساختمان در برابر این حادثه امری ضروری است.مدیر یا هیئت مدیره باید به تناسب زیربنا سهم هر واحد از بیمه آتشسوزی را حساب کرده و کل ساختمان را بیمه کند. اگر حادثه رخ دهد و ساختمان بیمه نشده باشد جبران خسارت مالکین بر عهده مدیر یا هیئت مدیره خواهد بود.
- رویت و بررسی وکالت‌نامه نماینده مالکین: مدیر یا مدیران وظیفه دارند قبل از شروع جلسه مجمع عمومی وکالت‌نامه معتبر نماینده مالکین را رویت کرده و صحتش را تایید کنند.
- نگهداری صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان: همان‌طور که پیش از این گفته شد تمام تصمیمات جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است. این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد.صورت جلسات مجمع عمومی از اسناد معتبری محسوب میشود که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناد است و مدیر یا مدیران باید در حفظ و نگهداری آنها نهایت تلاششان را بکنند.
- اطلاع‌رسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب: هرچند که یک هفته پیش از تشکیل جلسه مجمع عمومی دعوتنامه برای همه مالکین ارسال میشود، اما ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند.از آنجا که تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزام‌آور است، همه ساکنین باید از آن مطلع شوند. وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. این اطلاع‌رسانی باید حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه انجام شود.
- دادن گواهی تسویه حساب هزینه‌های ساختمان: دفاتر اسناد رسمی باید هنگام تنظیم انواع سندهای انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و… گواهی تسویه حساب هزینه‌های ساختمان را رویت کنند. این گواهی باید به تایید و امضای مدیر یا مدیران رسیده باشد.
- ارسال اظهار نامه به مالکین بدهکار: اگر مالک یا استفاده‌کننده ساختمان حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند مدیر یا هیئت مدیره وظیفه دارد بدهی او را از طریق اظهار نامه به اطلاعش برسانند. توجه شود که اطلاع دادن بدهی از طریق نامه معمولی یا چسباندن آگهی به تابلوی اعلانات وجهه قانونی ندارد و بعدا نمی‌توان در مراجع قضایی به آن استناد کرد.
مدیر ساختمان اظهار نامه را روی فرم‌های مخصوصی که از دادگاه تهیه میشود ثبت کرده، در سه نسخه تنظیم و امضا می‌کند. بعد آن را در دفتر دادگاه به ثبت می‌رساند و مبلغ بدهکاری توسط مامور ابلاغ دادگاه به اطلاع مالک می‌رسد. در اظهار نامه باید ریز مطالبه جزء به جزء آورده شود.
برای دریافت طلب از مالک بدهکار به صورت قانونی حتما باید از طریق ابلاغ اظهار نامه اقدام شود.
- خدمات ندادن به مالکین بدهکار: بعد از ابلاغ اظهارنامه به مالک بدهکار او ده روز وقت دارد تا سهم بدهی‌اش را بپردازد. اگر این کار را نکند مدیر یا هیئت مدیره می‌تواند به تشخیص خود ارائه خدمات به آن واحد را قطع کند. مثلا شوفاژ، تهویه آب گرم، برق، گاز و… را قطع کند تا بدهکار مجبور به پرداخت بدهی‌اش شود.باید توجه کرد که مدیر نمی‌تواند قبل از ابلاغ اظهار نامه خدمت‌دهی به مالک را قطع کند. در غیر این‌صورت حق اعتراض برای مالک محفوظ است.
- تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات: اگر مدیر اظهار نامه را به مالک بدهکار ارسال کند اما او همچنان از پرداخت بدهی‌اش سر باز بزند، این حق برای مدیر وجود دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند.بدین ترتیب دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر می‌کند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت به حراج گذاشته میشود. درآمد کسب شده از طریق حراج صرف وصول طلب ساختمان میشود.
- طرح دعوی جهت وصول مطالبات: مدیر می‌تواند علاوه بر تقاضای اجرائیه از طریق طرح دعوی در دادگاه نیز نسبت به وصول مطالبات ساختمان از مالک یا مالکین بدهکار اقدام کند.
- درخواست از وزارت مسکن برای انتخاب کارشناس: ممکن است تعدادی از اعضای ساختمان معتقد باشند که عمر مفید ساختمان به پایان رسیده و به خاطر فرسودگی احتمال خطر یا ضرر مالی و جانی وجود دارد و از همین رو درخواست تجدید بنا داشته باشند.اما در عوض تعدادی از ساکنین ممکن است با این درخواست مخالف باشند.در این جا مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کند تا سه نفر کارشناس رسمی دادگستری برایشان ارسال کند تا در این مورد قضاوت کنند. نظر کارشناسان فصل‌الخطاب خواهد بود.
- بازسازی مجموعه پس از تصویب مجمع عمومی: اگر مجمع عمومی با اکثریت آرا تصویب کند که ساختمان بازسازی شود، وظیفه مدیریت فرآیند بازسازی بر عهده مدیر ساختمان یا هیئت مدیره است.
- درخواست تخلیه واحدهایی که در بازسازی همکاری نمی‌کنند: هر چند که فرآیند بازسازی پس از تصویب مجمع عمومی آغاز میشود، اما ممکن است تعدادی از مالکین رضایتی به این کار نداشته باشند.این افراد ممکن است با عدم تخلیه در بازسازی ملک اخلال ایجاد کنند.در اینجا مدیر وظیفه دارد از دادگاه دستور تخلیه ساختمان را درخواست کند. البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.
جمع‌بندی
-
-
مجمع عمومی نهادی است که از تمام مالکین ساختمان تشکیل شده و انتخاب مدیر ساختمان بر عهده این مجمع است.
-
مجمع عمومی باید سالانه حداقل یک جلسه داشته باشد و در آن مدیر ساختمان را برای یک سال آینده انتخاب کند.
-
انتخاب مجدد یک فرد به عنوان مدیر ساختمان بلامانع است.
-
مجمع می‌تواند به جای انتخاب یک مدیر، چند مدیر انتخاب کرده و هیئت مدیره ساختمان را تشکیل دهد.
-
از وظایف مدیر ساختمان می‌توان به بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی، تعیین و دریافت حق شارژ، رسیدگی به اعتراض‌های مالکین، مدیریت فرآیند بازسازی ساختمان و پیگیری وصول مطالبات ساختمان اشاره کرد.
اشتراک گذاری در واتس آپ (کلیک کنید)
